НАШИ ВЫПУСКИ

   15 августа 2016 г.

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ И ИХ ПРИМЕНЕНИЕ НА ПРАКТИКЕ

---

Многие предприниматели, независимо от размера и вида их бизнеса, слышали о понятии бизнес-процесс. Важность этих слов приходит рано или поздно к руководителям каждого предприятия, но лучше всего, если это случится на этапе становления бизнеса или даже в момент рождения замысла будущего дела.

В этой статье мы не только познакомимся с понятием «бизнес-процесс», но и рассмотрим основные характеристики бизнес-процессов и их применение на практике для обеспечения роста производства.

ПОНЯТИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

Рассмотрим простой пример: выпал снег, потом он начал таять, затем ударил мороз, пешеходы падают, а автомобили сталкиваются друг с другом на дороге. Это погодное явление, называемое «гололед». Возьмем глобальнее: выпал снег, пролежал три месяца, растаял, выросла трава, распустились листья, зацвели цветы, созрели фрукты и овощи, полетели листья, пришли холода, выпал снег. А это уже процесс под названием «смена времен года».

Что отличает явление от процесса? Явление – наблюдаемое состояние чего-либо, а процесс – это последовательные взаимосвязанные между собой проявления.

Точно также определяется бизнес-процесс. Все отдельные части производства последовательно совмещаются и на выходе получается готовый продукт. Последовательное совмещение отдельных финансовых частей на выходе дает прибыль. Последовательное совмещение мероприятий с персоналом дает профессиональный коллектив, а последовательное совмещение всех информационных потоков дает рождение новых технологий.

Бизнес-процесс – это комплекс мероприятий, процедур, операций, действий, которые регулярно повторяются и ведут к определенному результату. При выполнении бизнес-процесса всегда используются те или иные ресурсы: кадровые, сырьевые, технологические, технические, информационные, финансовые и пр. В результате бизнес-процесс формирует продукт, который обязательно должен иметь определенную ценность для своего потребителя.

Классики менеджмента бизнес-процесс определяют по-разному, но, в принципе, все определения говорят об одном и том же:

• бизнес-процесс — это комплекс операций, следующих одна за одной в строгом порядке, которые направлены на трансформацию входящих материалов и информации в конечный продукт, представляющий ценность для клиента;
• бизнес-процесс — это создание ценности (не цены!) для потребителя, который выражается для владельца в получении прибыли;
• бизнес-процесс — это взаимосвязь нескольких производственных функций и совокупность действий, которые характеризуются входящими ресурсами, конечным результатом – продуктом, отвечающим требованиям клиента;
• бизнес-процесс — это преобразование входящих ресурсов в продукт на выходе;
• бизнес-процесс — это совокупность действий, следующих в строгой очередности, цикличности, решающих конкретную задачу деятельности предприятия.

ХАРАКТЕРИСТИКИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

Любой бизнес-процесс имеет три основные характеристики, которые отвечают на вопрос – зачем этот процесс необходим на предприятии. Если хоть одна характеристика не работает на достижение единой цели бизнеса, то можно считать, что бизнес-процесс «буксует» или, того хуже, приведет бизнес к убыткам.

• Стоимость. Этот параметр всегда должен стремиться к минимуму. К примеру, производство бумажных салфеток обходится заводу в расчете на одну пачку в 30 копеек. Если бизнес-процесс работает постоянно, грамотно, взвешенно, то инженеры, технологи, руководство и простые рабочие будут придумывать такие действия и мероприятия, чтобы этот показатель снизился, к примеру, до 20 копеек при полном сохранении высокого качества продукта и скорости его выпуска. Все уже поняли, что речь идет о снижении себестоимости, которая дает прирост общей прибыли. Следовательно, увеличатся зарплаты, инвестиции в развитие предприятия. Если руководитель внимательно относится к этой составляющей бизнес-процесса, то успех предприятию обеспечен.
• Длительность. Этот показатель должен иметь тенденцию к сокращению. Помните историю Форда? На чем он заработал свои миллионы? Он придумал конвейер, существенно сократив время на сборку автомобилей. Потрясающей красоты и надежности автомобили появились уже потом, а началом всему было увеличение скорости бизнес-процесса, в данном случае производственного. Чем быстрее идет процесс, тем больше производительность производства, тем большее количество товара попадет на склад, и далее будет продано. Это означает увеличение общей прибыли за конкретный временной отрезок.
• Качество. Качество выпускаемого продукта или предоставляемой услуги постоянно должно расти. Если оно повышается, и информация об этом доводится до клиента (реклама должна быть вашим постоянным спутником), то количество совершенных продаж увеличивается. Следовательно, за конкретный временной отрезок предприятие получает больше прибыли.

ВИДЫ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ РЕЗУЛЬТАТОВ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Каждый бизнес-процесс имеет своего потребителя. Определение характера потребления имеет практическое применение в работе. Существуют внешние потребители – это все, кто не работает на вашем предприятии, и внутренние – ваши сотрудники. Именно потребители предъявляют основные требования, учитываемые при моделировании бизнес-процесса.

Рассмотрим пример. Вы производите веники и имеете прибыль. Чтобы получить ее больше, вы анализируете, корректируете ваши бизнес-процессы. Ваши потребители – граждане скромной состоятельности, у которых нет средств на «волшебные» швабры и пылесосы. Они захотят, чтобы веники были более долговечными, крепкими, эластичными, дешевыми, то есть они обозначают требования к бизнес-процессу. А еще они захотят скидку на новый веник, если принесут вам старый. Для роста продаж, вы будете стремиться удовлетворить все требования внешнего потребителя.

Но, если вы начнете производить прочные веники, то к вам станут реже приходить покупатели, и вы можете не выполнить требования внутреннего потребителя, то есть не обеспечите сотрудников надлежащей зарплатой. Внутренние потребители, конечно, требуют не только денег, но и других ресурсов. К примеру, приобретение качественного сырья – важное требование сотрудников цехов и отдела качества. Для этого применяется отдельный бизнес-процесс - «работа отдела закупок».

Важно при анализе найти ту золотую середину, которая будет воплощением требований и тех, и других. Сделать это непросто, и этот шаг лучше всего следует проходить совместно с маркетологами и экономистами. Маркетологи расскажут о характеристиках идеального продукта, а экономисты просчитают выгоду от планируемых шагов. В результате вы выстроите бизнес-процессы оптимальной работы с потребителями и внутренними, и внешними.

ВИДЫ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Опытные теоретики для упрощения понимания бизнес-процессы разделили на два вида – основные и вспомогательные, которые призваны поддерживать основные.

Если взять производство и продажи, как два основных бизнес-процесса, то вспомогательными будут кадровая работа, система снабжения, работа бухгалтерии, экономического отдела, научной лаборатории и пр. Важность каждого бизнес-процесса следует рассматривать в отношении к какому-либо другому процессу, так как они не существуют обособленно, только в общей системе.

На практике важно верно определить, какой бизнес-процесс является основным, а какой вспомогательным, чтобы расставлять приоритеты. Это порой приносит колоссальную пользу для предприятия. Вам знакомы заявления бухгалтерии, что у них маленькая зарплата, что они должны ездить на курсы повышения квалификации, что к ним надо приглашать консультантов, возить на служебном автомобиле и многие другие? И порой руководители идут на эти условия, лишь бы в бухгалтерии был порядок. Но как раз в таких бухгалтериях нет никакого порядка, только видимость важности.

Сотрудникам необходимо объяснить, что не предприятие создано для того, чтобы им предоставить работу и держать над ними корону, а они пришли на предприятие, чтобы помогать ему жить стабильно. И чем строже вы поставите этот вопрос, тем продуктивнее будет идти главный бизнес-процесс.

Кроме того, главный бизнес-процесс включает еще и сопутствующие, обеспечивающие, управляющие и процессы развития.

• Сопутствующие процессы – это совокупность повторяющихся мер, действий, которые ориентированы на производство, сопутствующее главному. Они точно также приносят доход самостоятельно, и увеличивают доход от основного товара или услуги. Описание бизнес-процессов: транспортная компания закупает шины для своего автопарка, кроме этого торгуют этими шинами на рынке своего города. Шины приносят доход от продаж, и помогают приносить доход от грузоперевозок.
• Обеспечивающие процессы – предназначены для обеспечения бесперебойной работы всех других процессов бизнеса. Это масса мини-процессов в службе персонала, в финансовых структурах, в службах закупки, инженерных, технических разработок, хозяйственных отделов.
• Управляющий - является отдельным видом, входящим в общий бизнес-процесс, и охватывает все процессы предприятия. Он составляет из них единую картину, которая показывает четкое видение движения компании в целом.
• Бизнес-процесс развития – самый интересный в разработке и осуществлении процесс. Он предполагают формирование новых направлений, создание мини-процессов. В результате появляются новые производственные линии, реализовываются технологические идеи, внедряются рацпредложения, создаются новые виды продукта, и многое другое.

Классификация и моделирование бизнес-процессов может быть осуществлена и по-другому, индивидуально, исходя их особенностей компании.

Если вы заинтересованы в сохранении своих позиций на рынке, то вам не следует полагать, что у вас все нормально, потому что конкуренты в два счета сделают вашу жизнь не нормальной путем внедрения новинок в технологии или выпуска новых продуктов. Практический совет один: если вы сами не поняли наличие проблем, если у вас отсутствует определенный бизнес-процесс, обратитесь к консультантам или найдите литературу по этому поводу. Изучение новых бизнес-приемов будет вам однозначно полезно, каким бы знающим на фоне коллег вы не выглядели. В любом случае недостаточное развитие одного из бизнес-процессов говорит о проблеме в бизнесе, и на него необходимо сделать акцент.

МОДЕЛЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Модель бизнес-процесса – это наглядное его изображение, которое создается для последующей работы с ними. В модель входит словесное описание бизнес-процессов, таблицы, графики, схемы, показатели, данные и многое другое. Практическое воплощение моделей предполагает создание шаблона, который должен включать в себя:

• бизнес-процесс в виде схемы;
• список реквизитов, которые используются при составлении описания;
• схему данных;
• руководителя процесса;
• исполнителей различных задач;
• планы по выполнению задач, включая сроки.

Моделирование бизнес-процесса в каждой организации может генерировать свои пункты шаблона, но в любом случае они должны отражать следующие моменты:

• этапы работ;
• процедуры и функции, которые предполагает бизнес-процесс;
• последовательность выполнения работ;
• кто и каким образом контролирует выполнение задач;
• кто назначается исполнителем;
• перечень входящих и исходящих документов и прочей информации, которые будут соответственно использованы и появляться на выходе бизнес-процесса.

Отдельно следует изложить информацию о необходимых ресурсах, которые понадобятся для выполнения задач, желательно с указанием их стоимости и количества.

В шаблоне должна обязательно присутствовать цель бизнес-процесса, а также конкретные и измеримые показатели, по которым можно будет судить о выполнении поставленных задач. В ходе выполнения работ в рамках бизнес-процесса необходима отчетная документация, доступная и понятная всем участникам процесса. Ее также надо отразить в шаблоне с приложением форм и образцов.

ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Это важнейшая часть работы в процессном подходе к деятельности. Определить и описать бизнес-процессы недостаточно, необходимо с ними постоянно работать для того, чтобы от них был явный экономический эффект. Эта деятельность – отдельный самостоятельный бизнес-процесс. Он предполагает устранение недостатков и усиление преимуществ предприятия

Оптимизация планируется, закрепляется нормативными документами и внедряется в деятельность предприятия. С ее помощью можно уменьшить количество несоответствий и ошибок в управлении, снизить затратную часть производства, повысить общую прибыль, уменьшить время, затрачиваемое на выпуск единицы продукции, разработать меры по выходу из финансового кризиса и т.п. Оптимизации, в основном, подлежит основной бизнес-процесс или его ключевые точки, тогда эффект будет быстрым и очевидным.

Моделирование бизнес-процесса оптимизации должно проводиться поэтапно, четко и последовательно. Начинается оно с исправления и коррекции узких функциональных моментов, далее постепенно переходит на крупные потоки. Время, затрачиваемое на проведение мероприятий по оптимизации деятельности, как правило, минимально. Все применимые меры способствуют повышению имиджа и конкурентоспособности предприятия, к увеличению продаж и прибыли. Но прежде, чем начать оптимизировать какой-то участок, должна быть создана схема бизнес-процесса этого участка, провести ее анализ, сформулировать особенности и только потом в ней менять что-то, что приведет к улучшению деятельности.

Один из важных моментов оптимизации – реакция персонала. Оптимизация – это однозначные изменения в деятельности, а любые изменения, включая и положительные, принимаются людьми негативно. Ведь они вначале видят перемены, и только спустя какое-то время понимают, что эти перемены на пользу! Поэтому данный бизнес-процесс предполагает информирование коллектива о происходящих изменениях. Размещение информации в общем доступе (показатели, зарплаты, премии и количество проданного товара, и другие данные) поможет сформировать лояльность к этому бизнес-процессу.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Бизнес-процессы – тема объемная, но если после прочтения этой статьи вы начнете анализ своей работы и поиск основных и вспомогательных бизнес-процессов, то это уже хорошее начало большого пути, который называется «бизнес-оптимизация». А ее плоды не заставят себя долго ждать.

   19 июля 2016 г.

КОРПОРАТИВНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ – ПУТЬ К УСПЕХУ

---

ВВЕДЕНИЕ

Любой бизнес - это процессы, связанные с движением денег, товаров и, как следствие, документов.

Автоматизация бизнес-процессов, как правило, повышает управляемость бизнеса, его эффективность. Когда бизнес автоматизирован, в нем все чётко, ясно и логично: документы оформляются быстро и правильно, сотрудники имеют доступ ко всей необходимой им для работы информации, а руководство всегда обладает реальной картиной состояния бизнеса.

Для того, чтобы автоматизировать бизнес-процессы предприятия, нужен инструмент. Таким инструментом является единая информационная система предприятия – это, в первую очередь, программный продукт, содержащий в себе всю корпоративную информацию о сделках, клиентах, поставщиках, документах и т.д. В конечном счете, именно этот продукт должен отвечать на вопросы руководителя о состоянии компании.

ВЫБОР ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

Иметь инструмент, позволяющий понимать всю картину и не зависеть от чьих-то слов – это очевидное преимущество.

Есть ли товар на складе? - Была ли произведена оплата поставщику? - Когда будет поставка? - Было ли выполнено поручение? - Произвёл ли клиент оплату? - Оформлен ли заказ? - Укладывается ли выполнение работы в указанные сроки? - Какой была выручка за последние полгода? - Сколько тратиться денег на рекламу? - Какова рентабельность проекта?

Чем проще и быстрее получение ответов на эти и другие вопросы, тем быстрее решаются возникающие проблемы и эффективнее работает бизнес.

Программных продуктов, которые смогут снять все проблемы одним махом, нет. Поэтому здесь необходимо идти по пути наименьшего сопротивления: выбирать продукт, который позволит решать максимальное количество проблем или заказать индивидуальную разработку такого продукта.

Выбор информационной системы нельзя доверять только системным администраторам, или только руководителям служб продаж и т.д. Каждый из них будет выбирать систему исключительно по критериям, которые интересуют их самих. Причем требования каждого могут противоречить друг другу, а корпоративная информационная система должна отвечать требованиям всего бизнеса в целом. Поэтому выбор информационной системы - это задача если не первого лица компании, то, по крайней мере, одного из первых ее лиц. Информационная система - это отражение бизнеса, ее структура должна быть понятной человеку, знающему законы бизнеса (а отнюдь не рынка информационных технологий). Только руководитель или топ-менеджер компании сможет однозначно и непротиворечиво сформулировать задачи и цели внедрения информационной системы.

Заблуждением является мнение, что нужно перестраивать бизнес под внедряемую корпоративную информационную систему. Это не так, потому что для максимального эффекта корпоративная информационная система должна впитать в себя все лучшее, что есть в бизнесе, плюс дать бизнесу все лучшее, что в ней уже есть.

БИЗНЕС-АНАЛИТИКА

Любая корпоративная информационная система это, в первую очередь, инструмент для принятия решений. На основании чего принимают решения? На основании отчетов. Значит, один из критериев выбора информационной системы - отчетность.

Отчётность - это вершина айсберга. Для того, чтобы формализовать качественную отчётность, содержащую самую последнюю информацию, зачастую уходят годы. Это титанический труд.

Отчетность должна полностью и автоматически формироваться информационной системой, отражать основные аспекты деятельности компании, быть простой и понятной.

Отчетность – основа для принятия управленческих решений.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

С каждым годом становится очевиднее, что без автоматизации бизнеса, без внедренных систем такого рода современное предприятие не сможет быть конкурентоспособным.

Всё больше компаний делают свой выбор в пользу корпоративных информационных систем.

   14 июля 2016 г.

ГОТОВЫЕ ERP-СИСТЕМЫ: «ЗА» И «ПРОТИВ»

---

Согласитесь, каждый руководитель мечтает, чтобы на его предприятии все работало само собой (то есть автоматизированная система сама управляла бы всеми ресурсами предприятия), а он лишь наблюдал бы за работой и своевременно ее корректировал. И здесь его внимание фокусируется на готовых ERP-системах.

Но целесообразно ли предприятию вкладывать весьма значительные средства во внедрение подобной системы, заранее зная, что выгоду оно получит не сразу (а при ошибках внедрения, возможно, не получит вовсе)?

Кому нужны такие системы

Как показывает опыт, готовые ERP-системы обычно внедряются в крупных организациях:

• со сложным производством;
• разветвленной филиальной сетью;
• большим ассортиментом выпускаемой продукции;
• повышенным объемом складских операций.

Главное достоинство любых ERP-систем в том, что они позволяют объединить несколько задач в одно пространство: можно одновременно учитывать и планировать денежные средства, а также отслеживать их движение; формировать себестоимость и оценивать производительность труда на предприятии.

Готовые ERP-системы позволяют управлять всеми ресурсами предприятия и моделировать его потенциальные возможности. Кроме того, благодаря системе, все процессы на предприятии становятся прозрачными для руководителя. Однако, чтобы принять правильное решение о внедрении подобной системы, необходимо проанализировать все их плюсы и минусы, а также учесть опыт внедрения таких систем на других предприятиях.

Почему выбирают эти системы

Следует отметить, что использование готовых ERP-систем действительно эффективно. При успешном внедрении такая система обеспечивает:

• объединение всех бизнес-процессов предприятия по единым правилам в рамках одной системы;
• оперативное получение руководством информации о всех сторонах деятельности предприятия;
• планирование и контроль деятельности предприятия (краткосрочные и долгосрочные планы различных подразделений увязываются между собой).

В результате повышаются эффективность управления предприятием и его конкурентоспособность.

Внедрение ERP-системы способствует инвестиционной привлекательности предприятия, особенно для иностранных инвесторов, которые всегда хотят, чтобы бизнес был прозрачным.

Опыт предприятий, успешно внедривших такие ERP-системы, показывает, что в результате внедрения:

• сокращаются складские запасы предприятия (в среднем на 21,5%);
• возрастает производительность труда (на 17,5%);
• увеличивается число своевременно выполненных заказов (на 14,5%).

Но не все так гладко в отношении самого процесса внедрения готовых ERP-систем.

Почему «боятся» этих систем

У готовых ERP-систем есть два серьезных недостатка: стоимость и сроки внедрения. Внедрять эти системы, как правило, дорого, к тому же долго и сложно.

Высокая стоимость готовых ERP-систем складывается из нескольких составляющих:

• цена одной лицензии, то есть, по сути, цена одного рабочего места, составляет от 1500 до 8000 $;
• цена за консалтинговые услуги, внедрение и сопровождение колеблется в пределах 100-500% от стоимости системы;
• цена обучения пользователей - от 1000 $ в неделю.

Расходы на внедрение такой системы должны рассматриваться руководством предприятия как стратегические инвестиции, которые принесут дополнительную прибыль далеко не сразу. Обычно готовые ERP-системы окупаются лишь спустя несколько лет после внедрения.

Как внедрять такую систему

Долгое и сложное внедрение готовой ERP-системы обусловлено, как правило, необходимостью серьезного пересмотра работы предприятия.

Систему невозможно внедрить там, где не отлажены бизнес-процессы. Именно поэтому требуется предварительное независимое исследование предприятия консалтинговой компанией. Это позволит понять, можно ли вообще внедрять на данном предприятии какую-либо систему или необходимо сначала откорректировать бизнес-процессы. Если эту стадию пропустить, предприятие рискует потерять огромные деньги в случае неудачного или затянувшегося внедрения системы.

Если в результате исследования выявлено, что предприятие готово к внедрению такой ERP-системы (то есть все бизнес-процессы достаточно отлажены), можно приступать к составлению плана внедрения. При этом руководство предприятия должно определить, какие именно функциональные области и какие типы производства нужно охватить, какие аналитические отчеты готовить.

Целесообразно подготовить документ "Требования к ERP-системе" для использования, прежде всего, внутри предприятия. В нем должны быть формализованы и расписаны все существенные характеристики новой системы. Лишь после этого следует приступать к выбору системы и методов ее внедрения на данном предприятии.

Согласно статистике только 30% всех внедрений готовых ERP-систем оказались успешными, то есть затраты на внедрение ERP-систему окупились.

Причины неудач при внедрении подобных систем

Многие предприятия в целях экономии средств на внедрение готовой ERP-системы целиком полагаются на собственную службу информационных технологий или приглашают на временную работу сторонних специалистов, пытаясь сэкономить на услугах консультантов. Увы, нередко это приводит к тому, что работа затягивается на несколько лет, а предприятие теряет время и ресурсы.

Дело в том, что внедрение таких ERP-систем предполагает реорганизацию многих бизнес-процессов предприятия, а внутренним и внештатным специалистам компании такая задача зачастую не по силам. Однако, если руководство предприятия решает полностью доверить внедрение системы системному интегратору, возможна другая ошибка. Все функции по реорганизации предприятия и внедрению системы перекладываются на консультантов. Сами же специалисты предприятия занимают отстраненную позицию - мол, консультанты сделают, а мы поглядим. Но даже самые квалифицированные консультанты не могут видеть и знать всего положения дел на предприятии, к тому же, работать с системой в итоге придется именно персоналу предприятия. Успех проекта в равной степени зависит и от консультантов, и от специалистов предприятия. Поэтому лучше, когда за результаты внедрения отвечают обе стороны.

Проблемы могут возникнуть, если предприятие станет внедрять готовую ERP-систему сразу целиком (метод "большого взрыва"). Опыт свидетельствует, что неудача в этом случае практически гарантирована. Резкое изменение принципов работы - это стресс для всего предприятия, поэтому процесс внедрения ни в коем случае нельзя искусственно ускорять. Персонал должен постепенно привыкать к переменам, которые вносит ERP-система. Поэтому правильнее внедрять систему, избрав методы поэтапной реализации или развертывания.

И напоследок

Чтобы не совершать ошибок при внедрении готовой ERP-системы, надо учитывать опыт других предприятий, внедрявших такую систему. Надо тщательно изучить:

• различные методы внедрения этой системы;
• прочие подобные ERP-системы, предлагаемые на рынке;
• ряд компаний, занимающиеся их внедрением.

При внедрении такой ERP-системы руководству предприятия нужно быть готовым к сопротивлению своих сотрудников. Это одна из главных проблем. Она обусловлена тем, что у сотрудников на долгое время значительно прибавляется забот. Кроме того, их ошибки, благодаря системе, становятся заметными всем участникам бизнес-процессов и прежде всего руководству.

После внедрения готовой ERP-системы не ждите быстрого и "чудесного" преображения предприятия. Как уже отмечалось выше, эффект от внедрения готовой ERP-системы - вопрос времени. Основной положительный результат на первой стадии работы системы заключается в том, что система сама заставит отладить и усовершенствовать все бизнес-процессы предприятия. А это уже немало.